เทคนิคการบริหารเวลาสามารถแบ่งเป็น สูง กลาง และต่ำ สามขั้น ขั้นต่ำเน้นการใช้เศษกระดาษบันทึก ขั้นกลางเน้นการใช้แผนดำเนินงานและตารางโปรแกรมประจำวันซึ่งสะท้อนความสำคัญของการวางแผน ส่วนขั้นสูงเน้นการจัดการโดยแบ่งแยกประเภทของหน้าที่การงานตามดีกรีความสำคัญของงาน เพื่อพิจารณาลำดับความเร่งด่วนในการจัดการงานดังกล่าว ทั้งสามขั้นต่างมีเรื่องการมอบหมายงานเกี่ยวข้องอยู่ด้วยตามความต้องการของปริมาณและลักษณะเฉพาะของงานแต่ละชิ้นโดยขงเบ้งได้เปรียบเทียบขีดความสามารถของคนเราในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่งเป็นเหมือนถังเหล็ก และแบ่งแยกลักษณะของงานต่างๆ ออกเป็นสี่อย่างคือ
?
ก. ก้อนกรวด...เปรียบได้กับงานที่สำคัญและเร่งด่วน
ข. ก้อนหิน...คือภาระที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน
ค. เม็ดทราย...เปรียบได้กับภาระที่เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ
ง. น้ำ...คือหน้าที่ที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน
หลังจากนั้นขงเบ้งก็ถามเล่าปี่ว่าท่านตระหนักถึงงานในประเภทใดมากที่สุด (ข้อนี้ลองถามตัวเองดูก็ได้ครับ...แล้วลองคิดตามดู) เล่าปี่ตอบว่างานประเภท ก. เป็นงานที่ต้องเน้นมากที่สุด ส่วนงานประเภท ข. แม้จะสำคัญแต่ก็ไม่มีเวลาพอจะจัดการได้
พอได้ฟังคำตอบของเล่าปี่ดังนั้นแล้ว ขงเบ้งจึงนำก้อนกรวดใส่ลงไปในถังจนเต็มไม่สามารถจะใส่อย่างอื่นลงไปได้เลย แล้วหันไปถามเล่าปี่ว่า ?หากเปลี่ยนวิธีบรรจุใหม่ล่ะ? ขงเบ้งเทก้อนกรวดที่อยู่ในถังออก เปลี่ยนใส่ก้อนหินเข้าไปก่อนจนเต็ม แม้เล่าปี่จะแย้งว่าใส่ก้อนหินเต็มแล้วก็ไม่สามารถใส่อะไรลงไปได้อีกเช่นกัน แต่ขงเบ้งเทก้อนกรวดลงไปทั้งหมดแล้วเขย่าให้กรวดทั้งหลายค่อยๆ ร่วงหล่นตกลงไปในถัง ตามด้วยเม็ดทราย ก่อนจะปิดท้ายด้วยน้ำ...
ทั้งหมดนี้ขงเบ้งต้องการจะบอกกับพวกเราว่า ?ใช่แล้ว การทดลองชี้ให้เห็นว่าหากถังเหล็กตั้งแต่แรกก็เติมเต็มไปด้วยก้อนกรวด ทราย และน้ำแล้ว ก็คงไม่มีโอกาสใส่ก้อนหินลงไปได้ แต่ถ้าใส่ก้อนหินลงไปก่อนในถังยังมีเนื้อที่ที่จะใส่สิ่งอื่นๆ เข้าไปได้อีก ดังนั้นการบริหารเวลาที่ได้ผลต้องดูว่า อะไรคือก้อนหิน อะไรคือก้อนกรวด เม็ดทราย หรือน้ำ และไม่ว่าจะเป็นประการใดก็ต้องใส่ก้อนหินลงไปในถังเป็นอันดับแรก?
{xtypo_quote}บุคคลจำพวกที่ว้าวุ่นอยู่กับเรื่องราวประเภทก้อนกรวด ย่อมมีความรู้สึกถูกเวลากดดัน และวนเวียนอยู่ในแดนวิกฤตจนอ่อนล้า พวกที่เน้นเรื่องประเภทเม็ดทรายจะขาดพลังสร้างสรรค์ ชอบฟังคำพูดเพราะหู คบคนแบบผิวเผิน พวกที่นิยมเรื่องราวประเภทน้ำมักบก พร่องเรื่องสำนึกรับผิดชอบ แม้กระทั่งเรื่องสารทุกข์สุกดิบของตนเอง คนที่อิงเรื่องประเภทก้อนหินเป็นคนมีประสิทธิภาพ เพราะเขาจะเก่งในการวิเคราะห์สถานการณ์ เวลา และสิ่งแวดล้อม สามารถจับประเด็นหลักของปัญหา สามารถจัดการกับเรื่องเร่งด่วนและควบคุมสถานการณ์ไม่ให้เกินกว่าเหตุ กล้าฟันธงและใช้มาตรการป้องปราม บุคคลจำพวกนี้จะมีวิสัยทัศน์ มีอุดมการณ์ เคารพระเบียบ สามารถควบคุมตัวเอง ดำเนินชีวิตอย่างมีวินัย และสามารถทำงานชิ้นใหญ่ได้ {/xtypo_quote}
ทีนี้เราลองมาถามตัวเองนะครับว่า ตอนนี้ภารกิจการศึกษาเล่าเรียนของเราที่จะต้องกระทำนั้น อะไรเป็นหิน อะไรเป็นกรวด แล้วลองจินตนากา
รจัดสรรสิ่งต่างๆ ลงไปในถังเหล็กซึ่งก็คือขีดความสามารถของเรากันดู แล้วเชื่อเถอะครับว่าวิธีแบบขงเบ้งนี่แหละที่จะทำให้เราเอาชนะศัตรูที่ร้ายกาจในตัวเราเองได้อย่างเหนือชั้น...รู้เขา รู้เรา รบร้อยครั้งชนะร้อยครั้งครับผม
หากต้องทำอะไรหลายอย่างในเวลาเดียวกัน การแบ่งเวลาให้ดีเป็นสิ่งสำคัญ แต่ละคนย่อมมีวิธีการแบ่งเวลาแตกต่างกันไป ยิ่งใครที่ต้องเรียนและทำงานควบคู่ไปพร้อมกันด้วยแล้ว จำเป็นอย่างยิ่งในการเรียนรู้การจัดสรรเวลาให้ถูกต้อง พอดีผมไปอ่านเจอบทความชิ้นหนึ่งในขณะท่องเว็บไซต์ซึ่งเป็นงานเขียนของคุณสารสิน วีระพล ได้เขียนเอาไว้ในคอลัมน์คมความคิดของหนังสือพิมพ์มติชน ตั้งแต่วันที่ 4 เมษายน พ.ศ.2548 เนื้อหาเกี่ยวกับคำแนะนำของขงเบ้งที่มีต่อเล่าปี่ในการจัดลำดับความสำคัญของภารกิจที่จะต้องทำ แม้ว่าจะเขียนไว้นานแล้วแต่ผมเห็นว่าคงจะมีประโยชน์ต่อทุกคนไม่ใช่แค่หนุ่มสาวที่กำลังเล่าเรียนแต่รวมถึงวัยทำงานด้วย เพราะในวันหนึ่งๆ เราต้องจัดการภาระต่างๆ มากมายเหลือเกิน...ผมขอคัดลอกส่วนหนึ่งมานำเสนอดังนี้ครับ









