How to Write an Application Letter for a Scholarship
เขียนจดหมายแนะนำตัวอย่างไรให้เป็นที่ดึงดูดใจในการขอทุนการศึกษา
การเขียนจดหมายเพื่อขอทุน หรือสมัครเรียนต่อนั้น ถือว่าเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับโอกาสในการศึกษา หรือ เรียนต่อต่างประเทศ ของน้องๆในอนาคต และการเขียนจดหมายนี้จะสามารถออกมาดีได้ก็ต่อเมื่อเรามีจุดมุ่งหมายว่าต้องการเขียนถึงใคร ซึ่งโดยส่วนใหญ่แล้วก็ควรจะเป็นบุคคล หรือกลุ่มคนมากกว่าการเขียนถึงสถาบันนั้น เรามีวิธีง่ายๆที่จะช่วยให้น้องๆเขียนจดหมายให้น่าสนใจดังนี้
How TO:
1. ศึกษาหาข้อมูลเกี่ยวกับทุนที่เราจะขอเพื่อดูแหล่งที่มาของทุนนี้ว่าของเป็นของหน่วยงานหรือองค์กรใด ศึกษาข้อกำหนดกฏเกณฑ์ต่างๆที่ผู้ได้รับทุนต้องทำตามเงื่อนไข ที่สำคัญควรดูด้วยว่าเจ้าของทุนกำหนดคุณสมบัติของผู้สมัครไว้อย่างไรบ้าง นอกจากนี้เราควรที่จะรู้ด้วยว่าจดหมายที่เราเขียนนี้จะส่งไปถึงใครเพื่อที่เราจะได้มีขอบเขตในการเขียนได้อย่างถูกต้อง
2. การหยิบนำประเด็นสำคัญมาเขียน คงไม่ยากนักที่เราจะสามารถบรรยายข้อดีของตัวเราเองไม่ว่าจะเป็นเรื่องของผลการเรียน การเข้าร่วมกิจกรรมหรือรางวัลต่างๆที่เคยได้รับ ซึ่งทั้งหมดนี้ต่างเป็นข้อมูลทางการศึกษาซึ่งยังไม่พอที่จะทำให้คณะกรรมการเห็นว่าเราควรได้รับทุนนั้นๆ ดังนั้นน้องๆควรที่จะหยิบเอาประเด็นอื่นๆที่สำคัญเช่น ประสบการณ์ต่างๆ ทั้งด้านการทำงาน, การเรียน, ข้อมูลส่วนตัว หรือความสนใจในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับทุนหรือวิชาที่เราเลือกเรียนนั้นๆด้วย
3. กำหนดขอบเขตของการเขียน การกำหนดขอบเขตจะช่วยน้องๆเขียนจดหมายได้อย่างตรงประเด็นไม่ออกนอกกรอบ ในจดหมายอาจจะเปิดประเด็นด้วยการทักทายแล้วจึงมุ่งเข้าไปในประเด็นที่สำคัญตามลำดับน้อยไปมาก แล้วจึงสรุปความทั้งหมดไว้ในประเด็นสุดท้าย
4. ใช้คำเพื่อบอกลักษณะหรือความเป็นตัวเราให้เด่นชัดขึ้น ในการเขียนจดหมายเราไม่ควรที่จะเปรียบตัวเองว่าเป็นเพียงคนธรรมดาที่คาดหวังให้คณะกรรมการรู้จัก เราควรหยิบเอกลักษณ์หรือจุดเด่นของเราที่สอดคล้องกับเอกสารที่เรายื่นไปเพื่อแสดงให้กรรมการเห็นว่าคุณมีคุณสมบัติครบตามที่กำหนดอย่างไร เพราะสิ่งนี้แหละที่จะเป็นตัวพิสูจน์ให้เห็นว่าจดหมายของคุณมีความน่าเชื่อถือ
5. เป็นตัวของตัวเอง สิ่งสำคัญที่ไม่ควรมองข้ามคือ มีคนอ่านจดหมายของเราจริงๆ จึงไม่ควรเขียนจดหมายที่กล่าวถึงสถาบัน คณะกรรมการ หรือผู้ก่อตั้ง ควรเขียนถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่ง อย่างสุภาพและให้เคารพผู้อ่าน อาจจะใช้คำพูดธรรมดา ไม่จำเป็นต้องใช้คำที่หรูหราหรือ คำสละสลวยที่แม้แต่เราเองก็ไม่เคยใช้คำเหล่านั้นในการพูด
6. ตรวจสอบหาจุดบกพร่อง หลังจากที่เขียนจดหมายเสร็จแล้วควรตรวจสอบหาข้อผิดพลาดอีกครั้ง เพื่อหาจุดบกพร่องแล้วทำการแก้ไขให้เรียบร้อย อย่าพยายามทำความเข้าใจเอาเองเพราะบางครั้งผู้อ่านอาจจะไม่เข้าใจเหมือนเราก็ได้ ดังนั้นการเขียนจดหมายให้กระจ่างเข้าใจง่ายเป็นผลดีทั้งผู้อ่านและตัวเราเอง
7. พักไปทำเรื่องอื่นบ้าง เราอาจจะสละเวลาที่จะตรวจทานจดหมายนี้ไปทำอย่างอื่นบ้างแล้วซัก 1-2 ชั่วโมง เพื่อให้สมองได้พัก
8. หลังจากที่ได้พักแล้วควรที่จะกลับมาตรวจทานอย่างละเอียดอีกรอบบางทีอาจจะช่วยให้เรามองเห็นข้อผิดพลาดก็ได้ สละเวลาซักนิดเพื่อแก้ไข และจัดเรียงรูปประโยคให้อ่านเข้าใจง่ายและถูกต้องในการสะกดและตรงตามหลักไวยกรณ์
9. จัดทำรูปแบบให้อ่านง่าย สะอาดและสบายตา และอ่านซ้ำๆ อีกครั้งอย่างระมัดระวัง เพื่อให้จดหมายเรามีความสมบูรณ์มากที่สุดก่อนจะส่งออกไป ทางที่ดีควรให้คนอื่นช่วยอ่านอย่างละเอียด และเมื่อแน่ใจแล้วว่าจดหมายของเรานั้นไม่มีข้อผิดพลาดใดๆ แล้วก็สามารถนำไปใช้ได้ทันที
